Hoe ga jij om met annuleringen op het laatste moment?

“Hoe gaan jullie om met annuleringen die op de dag zelf gedaan worden, waarbij als reden
altijd ‘familieomstandigheden’ wordt genoemd?” Een interessante vraag in onze
LinkedIn-discussiegroep. Er is dan ook veelvuldig op gereageerd door B&B-eigenaren. Een greep uit de binnengekomen antwoorden.

• Pascale: “De gasten hoeven bij annulering niets te betalen als wij de kamer alsnog aan een ander verhuren. Meestal wordt hierop positief gereageerd.”
• Greet: “Gasten vooruit laten betalen bij reserveringen, dat scheelt een heleboel ‘familieomstandigheden’-annuleringen.”
• Henriette: “Wij hanteren geen annuleringsvoorwaarden. Als mensen om wat voor reden dan ook afbellen, accepteren wij dat gewoon. Het is voor hen ook een teleurstelling dat hun uitje niet doorgaat. En vaak komen ze vanzelf een andere keer.”
• Ingrid: “Indien mogelijk laten wij gasten (vooral uit het buitenland) vooruit betalen of in ieder geval een aanbetaling doen met credit card of via een bankoverschrijving. Hiervoor heb ik een zakelijke PayPal account geopend en gekoppeld aan onze zakelijke bankrekening. We doen dit nu een aantal maanden en vooral gasten uit het buitenland maken er graag gebruik van.”
• Silvia: “Als ik vermoed dat de reden van annulering de waarheid is, reken ik meestal geen annuleringskosten, of ik spreek af dat ze voor hetzelfde bedrag op een later, beter moment alsnog komen. Als ik echt denk dat men niet eerlijk is en onder betaling uit wil komen, maak ik gebruik van een no-cure-no-pay incassobureau. Dat heeft tot nu toe direct geholpen.”
• Piekel: “Als men niet wil betalen, betaalt men niet. Ik wil niet als een zeurpiet achter mijn geld aangaan. Ik laat de mensen meteen weten, met een grapje, dat ik afhankelijk ben van hun gevoel voor rechtvaardigheid. Of dat werkt weet ik niet, maar het voelt bij mij goed en daar gaat het om.”

Tips Bed & Breakfast Nederland
Maak je annuleringsvoorwaarden van tevoren duidelijk kenbaar aan gasten, bijvoorbeeld op je website en onderaan de e-mails die je als B&B-eigenaar stuurt. Je kunt een aanbetaling van bijvoorbeeld 30% vragen. Of laat gasten een percentage van het bedrag betalen bij annulering, per week oplopend. Wat je ook kiest, communiceer er van tevoren goed over. En ook al moet je soms wat water bij de wijn doen: probeer er in goed overleg samen uit te komen. Dat is voor alle partijen uiteindelijk het prettigst.