Nieuwe Europese Privacywetgeving voor B&B’s
Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd. Deze nieuwe Europese Privacywetgeving geeft personen meer privacyrechten en verwerkers of beheerders van persoonsgegevens meer verantwoordelijkheden. De wetgeving is van belang voor B&B’s die persoonsgegevens van gasten opslaan of verwerken.
Doel van de nieuwe Wetgeving
Het doel van de nieuwe wetgeving is om EU-burgers in het huidige digitale tijdperk beter te beschermen op het gebied van privacyregelgeving en persoonsgegevens. Burgers krijgen het recht hun persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen. Per 25 mei 2018 geldt er nog maar 1 privacywetgeving in de gehele EU.
Betekenis Privacywetgeving voor B&B’s
Je bent als B&B-eigenaar verplicht om in kaart te hebben welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet en hoe lang je ze bewaart. Zorg ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot persoonsgegevens die op je computer zijn opgeslagen. Heb je een eigen website, dan moet je ervoor zorgen dat de persoonsgegevens die je opslaat via je website, veilig worden opgeslagen. Lees voor meer informatie over de privacywetgeving voor B&B’s het artikel: Wat is de Invloed van AVG op het runnen van je B&B?
Inzicht in Persoonsgegevens
De impact voor B&B’s is relatief klein, omdat er vaak geen grote hoeveelheden persoonsgegevens worden verwerkt. Toch moet je, wanneer je gastgegevens bewaart of gebruikt voor andere doeleinden, voldoen aan de nieuwe Europese Privacywetgeving. Het is daarom goed om inzicht te hebben in de persoonsgegevens die je verwerkt. Dit kunnen persoonsgegevens zijn zoals: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, betaal- en factuurgegevens.
Een goede onderbouwing is belangrijk
Je mag Persoonsgegevens verwerken, mits je daar een goede reden (grondslag) voor hebt. Deze grondslag moet je kunnen onderbouwen. Enkele voorbeelden:
Voorbeeld 1
Je hebt de adresgegevens van een gast nodig om een factuur te maken. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst met je gast na te komen. Je doet in dit geval beroep op 1 van de grondslagen; ‘noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst’.
Voorbeeld 2
Je bewaart persoonsgegevens van een gast voor het nachtregister. Deze gegevens zijn noodzakelijk omdat je verplicht bent om het nachtregister bij te houden. Je beroept je hierbij op 1 van de grondslagen; ‘noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting’.
Voorbeeld 3
Je gebruikt het e-mailadres van je gasten om een nieuwsbrief over je B&B te sturen. Zorg ervoor dat je kunt bewijzen dat de ontvanger hiervoor toestemming heeft gegeven en beroep kunt doen op 1 van de grondslagen; ’toestemming’.
Meer informatie:
Meer informatie over Persoonsgegevens verwerken, de AVG-grondslagen en alle overige informatie over de privacywetgeving vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deel dit artikel:
Is het in deze raadzaam om alle gegevens van gasten al in een e-mail sjabloon te verwerken en deze printbaar te maken?
Beste heer de Rijke,
B&B-eigenaren moeten toegang hebben tot gastgegevens, om een reserveringsaanvraag te kunnen beantwoorden. De e-mailsjablonen zijn een hulpmiddel om een reserveringsaanvraag te beantwoorden. B&B-eigenaren hebben toegang tot de gastgegevens en kunnen deze altijd zelf kopiëren en printen, de printbutton maakt het alleen wat gemakkelijker om te printen. Als B&B-eigenaar ben je ook verwerkingsverantwoordelijke van de gastgegevens. Het gaat er dus om hoe je als B&B-eigenaar zelf omgaat met de gastgegevens, of je deze veilig opslaat, de bewaartermijn en waar je ze voor gebruikt.
Met vriendelijke groet,
Rianne van de Pas
Dag Rianne, dank je wel voor het delen van het artikel. Ik ben wel benieuwd naar het vervolg wat wij dan als B&B moeten doen? Of is een regel onder een bevestiging bijvoorbeeld voldoende en afdoende?
Beste Marjo,
Had je ons tweede artikel toevallig ook al gelezen? https://www.bedandbreakfast.nl/blog/eigenaren/2018/05/01/invloed-avg-op-runnen-bb/
Het is erg afhankelijk van welke gastgegevens je verwerkt, bijvoorbeeld via je eigen website. Het is raadzaam om op je eigen website een Privacyverklaring te zetten. Mocht je daar meer informatie over willen dan kun je me even een e-mail sturen via info@bedandbreakfast.nl.
Met vriendelijke groet,
Rianne van de Pas
Wie kan ons helpen en vertellen wat voor vergunningen er nodig zijn om een b&b te starten? We hebben een woning met daarnaast 2 studio’s met aparte ingangen. Deze zouden we willen gaan verhuren. Wie kan ons daar iets meer over vertellen.
Vriendelijke groet Chris
Beste Chris,
De wetgeving rondom B&B’s is in iedere gemeente anders, we raden je dan ook aan om eerst contact op te nemen met de gemeente waarin je de B&B wilt starten. Daarnaast vind je ook veel bruikbare tips voor het starten van een B&B in het Handboek Bed & Breakfast, zie: https://www.bedandbreakfast.nl/handboek
Succes!